Arquivo: definição, função, tipos (Ionara, Isadora, Rúbia)

Definição 
Antigamente, o arquivo era conceituado como um depósito de documentos e papeis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Surge então a idéia de arquivo administrativo e arquivos históricos.A conceituação moderna define arquivo como um “conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por se e seus sucessores para efeitos futuros”. Segundo o autor (SOUZA, 1950, apud PAES, 2004, p. 19). O termo arquivo pode também ser usado para designar: 
· conjuntos de documentos; 
· móvel para guarda de documentos; 
· local onde o acervo documental devera ser conservado; 
· órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guarda e conserva a documentação ; 
· títulos de periódicos – geralmente no plural virgula devido a influência inglesa e francesa

Função A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. 
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna- se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com e precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada devera atender as necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.

Tipos de arquivos

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) com as Três Idades do Arquivo: corrente, intermediário, permanente.

Arquivo de 1ª idade ou corrente: constituído de documentos em curso ou consultados frequentementes, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

Arquivo de 2ª idade ou intermediário: constituídos de documentos que deixaram de ser frenquentemento consultados, mas cujo órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá – los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos dos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatórios”.

Arquivo de 3ª idade ou permanente: constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

A cada uma dessas fases corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada.

Referência

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3 ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.

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