No dia 04 de fevereiro recebi do Arquivo Público Mineiro a boa notícia da publicação da Lei 19.420 de 11/01/2011 que estabelece a Política Estadual de Arquivos para o Estado de Minas Gerais e a sua coordenação pelo Conselho Estadual de Arquivos. Veja abaixo o texto na íntegra da Lei 19.420:
Fonte: Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais
Estabelece a política estadual de arquivos.
O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS,
O Povo do Estado de Minas Gerais, por seus representantes,
decretou e eu, em seu nome, promulgo a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1° A política estadual de arquivos, que compreende as
ações do Estado relacionadas com a produção, a classificação, o
uso, a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos e
privados, atenderá ao disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Para os fins desta Lei, considera-se arquivo
o conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e
recebidos por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o
suporte da informação.
Art. 2° A política estadual de arquivos tem como objetivos:
I – fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;
II – assegurar a adequada administração dos documentos
públicos;
III – preservar o patrimônio arquivístico público e privado
de interesse público e social;
IV – atender às demandas informacionais do Estado para apoiar
o processo decisório;
V – assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos,
observadas as disposições legais;
VI – promover o reconhecimento dos arquivos como recursos
fundamentais para o desenvolvimento do Estado e da sociedade;
VII – contribuir para a promoção da transparência do poder
público por meio da documentação de suas ações;
VIII – garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e
a sociedade;
IX – proteger o direito individual à privacidade na prestação
das informações contidas nos arquivos;
X – incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de
informação científica e tecnológica;
XI – promover a adoção de inovações e o intercâmbio de
informações científicas e tecnológicas na área arquivística;
XII – contribuir para a constituição e a preservação da
memória estadual e da nacional;
XIII – apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção de
arquivos nos Municípios;
XIV – estimular a participação da sociedade na constituição
de arquivos públicos e privados de interesse social.
Art. 3° A política estadual de arquivos será coordenada pelo
Conselho Estadual de Arquivos – CEA –, órgão colegiado de natureza
deliberativa, normativa, propositiva e consultiva, ao qual compete
estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos públicos e
dos arquivos privados de interesse público e social.
§ 1° Integram o CEA representantes das instituições
arquivísticas públicas estaduais e de instituições da sociedade,
na forma do regulamento.
§ 2° O CEA instituirá câmaras temáticas para dar suporte às
ações de sua competência.
Art. 4° Para os fins desta Lei, são documentos:
I – correntes os que se conservam nas instituições de origem
em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos,
legais e fiscais;
II – intermediários os que, originários dos documentos
correntes, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por
essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou
recolhidos para guarda permanente;
III – permanentes os que, originários dos documentos
intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor
informativo ou probatório.
§ 1° Os documentos permanentes de valor probatório, a que se
refere o inciso III do caput deste artigo, são os que dizem
respeito à origem, à estrutura e ao funcionamento de instituição
ou registram informações sobre pessoa natural.
§ 2° Os documentos permanentes de valor informativo, a que se
refere o inciso III do caput deste artigo, são os que contêm
informações relevantes para a pesquisa histórica, cultural ou
científica.
Art. 5° Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à
classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento
de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.
Art. 6° Os documentos permanentes constituem o patrimônio
arquivístico-documental de Minas Gerais.
Art. 7° Os documentos permanentes são inalienáveis, e a sua
guarda, imprescritível
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 8° São arquivos públicos aqueles cujos documentos tenham
sido produzidos ou recebidos pelos órgãos e pelos Poderes do
Estado, bem como pelas entidades por ele constituídas.
Parágrafo único. Para os efeitos desta Lei, consideram-se
arquivos públicos, além dos previstos no caput deste artigo, os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por entidade
privada prestadora de serviço público.
Art. 9° A gestão dos arquivos públicos cabe ao poder público,
que manterá órgãos especializados e garantirá os recursos
indispensáveis à guarda e à conservação dos documentos.
Art. 10. A gestão, o recolhimento, a guarda permanente, a
preservação e a garantia de acesso aos documentos públicos, bem
como a implementação da política estadual de arquivos, competem às
instituições arquivísticas públicas estaduais, no âmbito de sua
esfera de atuação.
Parágrafo único. A gestão de documentos públicos será
coordenada pelas instituições arquivísticas públicas em conjunto
com os órgãos e as entidades que lhes deram origem, no âmbito de
sua esfera de atuação.
Art. 11. São instituições arquivísticas públicas de Minas
Gerais os arquivos mantidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário, pelo Ministério Público e pelo Tribunal de Contas do
Estado.
Art. 12. Serão constituídas comissões de avaliação de
documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos e
dos Poderes do Estado, nas entidades por ele constituídas, bem
como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob a
coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o
objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os
que, destituídos de valores probatório e informativo, deverão ser
eliminados.
Parágrafo único. As comissões a que se refere o caput deste
artigo elaborarão os instrumentos técnicos de gestão de
documentos, os quais serão submetidos à aprovação das instituições
arquivísticas competentes.
Art. 13. A eliminação de documentos públicos depende da
aprovação das instituições arquivísticas públicas a que se refere
o art. 11 desta Lei.
Art. 14. Serão publicados no órgão oficial do Estado os
editais de eliminação de documentos, com a divulgação dos prazos
decorrentes da aplicação das tabelas de temporalidade dos órgãos a
que os documentos pertencem.
Parágrafo único. Os interessados nos documentos a serem
eliminados terão prazo de trinta a quarenta e cinco dias, nos
termos de regulamento, para manifestarem sua discordância em
relação à medida ou para requererem desmembramento de documentos
ou cópias de peças de processos.
Art. 15. É assegurado a todos o acesso aos documentos
públicos, salvo aqueles considerados sigilosos, nos termos da
legislação vigente.
Art. 16. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância,
determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso,
sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou ao
esclarecimento de situação pessoal da parte.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 17. São privados os arquivos cujos documentos tenham
sido produzidos ou recebidos por pessoa natural ou jurídica de
direito privado, exceto os previstos no parágrafo único do art.
8°.
Art. 18. Arquivos privados poderão ser declarados de
interesse público e social, mediante parecer do CEA aprovado pela
autoridade competente no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo
ou Judiciário, do Ministério Público ou do Tribunal de Contas do
Estado.
Art. 19. Os registros civis de arquivos de entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil são
considerados de interesse público e social.
Art. 20. A declaração de que um arquivo privado é de
interesse público e social não implica a transferência do acervo
para guarda em instituição arquivística pública nem exclui a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e pela
preservação do acervo.
Parágrafo único. O acesso aos documentos de arquivo privado
de interesse público e social dependerá de autorização expressa de
seu proprietário ou possuidor.
Art. 21. Os arquivos privados de interesse público e social
poderão ser depositados, a título revogável, ou doados, a título
irrevogável, a instituição arquivística do Estado de Minas Gerais.
Art. 22. Os arquivos privados declarados de interesse público
e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Art. 23. O Estado incentivará a proteção e o acesso aos
arquivos privados de interesse público e social.
Art. 24. A perda acidental, total ou parcial, de arquivo
privado de interesse público e social será comunicada ao CEA por
seu proprietário ou detentor.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25. O poder público manterá cadastro centralizado e
atualizado dos arquivos públicos e dos arquivos privados de
interesse público e social do Estado.
Art. 26. A destruição ou a adulteração de documento de valor
permanente sujeitam o responsável a penalidades administrativas,
civis e criminais, nos termos da legislação em vigor.
Art. 27. Na hipótese de cessação das atividades de órgão ou
entidade responsável pela guarda e pela gestão de documentos
arquivísticos públicos e privados de interesse público, o acervo
será transferido à instituição sucessora ou recolhido em
instituição arquivística pública da mesma esfera de competência.
Art. 28. Ficam revogados os arts. 26 a 40 da Lei n° 11.726,
de 30 de dezembro de 1994.
Art. 29. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Palácio Tiradentes, em Belo Horizonte, aos 11 de janeiro de
2011; 223º da Inconfidência Mineira e 190º da Independência do
Brasil.
ANTONIO AUGUSTO JUNHO ANASTASIA
Danilo de Castro
Maria Coeli Simões Pires
Renata Maria Paes de VilhenaFonte: Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais
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